グラフを使った魅力的な資料の作り方

PowerPointやExcelなどのソフトを使っているときに、資料を表にまとめるところからグラフを作成するのが難しくて困った経験がある方も多いのではないでしょうか。今回は、さまざまなグラフを簡単に作成する方法を紹介します。

最適なグラフを選択しましょう。

グラフを作成する場合、最も適切なグラフは、データをどのように表示するかによって異なります。量の多い少ないを比較したり、全体の比率を比較したり、数値の変化に注目したりするなど、表現したい内容に応じてグラフを上手に使い分けることで、一目でわかりやすい資料を作成することができます。さまざまなグラフを作成するのに便利なツールは無料です。 グラフ作成ツール Miro などのオンライン ホワイトボード ツールによって提供されます。棒グラフや円グラフなどの基本的なグラフから、オイラー図、ベン図、ピラミッド図など、ビューをまとめるときに便利な図も用意されています。これらのテンプレートを選択し、数値や文字を入力するだけで、見やすいグラフを簡単に作成できます。

グラフには適切な色とラベルを使用してください。

グラフの形状が完成したら、適切な配色を使用して項目にラベルを付ける必要があります。たとえば、ドキュメント内の副産物のデータを分析する場合、製品 A は赤、製品 B は青というように、製品ごとに色を統一すると、赤色が製品 A の情報を示していることが直感的にわかります。さまざまなグラフを見ている場合でも、ドキュメント全体を参照できます。こういった細部にまで気を配って文書を仕上げていくことが、わかりやすく魅力的な文書につながります。

グラフの根拠をもとに考察を言語化してみましょう。

グラフの最大のメリットは、数値情報を視覚的にわかりやすく伝えることです。大小の違いや数値、比率などをイメージとして認識するのに役立ちます。そのため、プレゼンテーションや資料でグラフを見たときに何が見えるかについて話すという罠に陥りがちです。たとえば、「製品 A は製品 B よりも売れている」などの情報は、棒グラフで表現すると一目瞭然でしょう。データとして重要なのは、この結果から読み取れる背景や次に想定される予測などの「考察」の部分です。この議論はグラフだけでわかるものではなく、さまざまな数値データや調査、社会情勢などを組み合わせることによって導き出される答えです。データで伝えられるべきはこの考慮事項であり、価値があるのはこの考慮事項です。

グラフのある文書の利点は何ですか?

グラフに基づいた議論に価値があると先ほど述べたので、グラフはもう必要ないと考えているかもしれません。ただし、グラフを含めることでさまざまな効果が得られます。基本的に提案書などの書類は、提案書を提出した後、クライアントの社内のさまざまな人に見られることが想定されます。特に、提案は上層部の承認を得る必要がある場合があります。このような場合、数値データのない検討事項だけが記載された提案書では、その検討事項がどのように導き出されたのかがクライアントに見えず、提案書の信頼性が低下してしまいます。議論のちょっとした齟齬でプロジェクト全体が否決されるリスクもある。一方、数値ベースでグラフ化されていれば根拠が明確で、たとえ検討の方向性が合わなかったとしても数値に説得力があり、クライアントの共感度を探ることができます。このように、グラフ付きの資料は、そのグラフがわかりやすいことで資料の効果が大きく高まります。

グラフ作成の時間を短縮し、テンプレートを有効に活用して魅力的なドキュメントを作成してみてはいかがでしょうか。

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